¿Es la fecha Delivery Date de la OC un buen estimador para saber cuando volverá un reparable? 

El problema de las fechas de entrega poco fiables en minería

En la industria minera, es común que los proveedores entreguen fechas de entrega estimadas al generar la orden de compra (OC) que luego resultan poco realistas. A menudo, la fecha comprometida en sistemas ERP (por ejemplo, SAP) no refleja el inicio real del trabajo, sino solo un compromiso teórico del proveedor. El resultado: las fechas prometidas quedan “en el pasado” mucho antes de que ocurra la entrega real, dejando órdenes de compra con plazos vencidos en el sistema.

Estudios indican que más de la mitad de las órdenes de compra sufren cambios en fecha, cantidad o precio – un promedio de 2,5 modificaciones por pedido. Cuando estos cambios no se actualizan oportunamente, la información del ERP se vuelve obsoleta: más del 80 % de las empresas reconoce tomar decisiones con datos desactualizados en sus ERPs, lo que resulta en pronósticos erróneos y pérdida de ingresos. En minería, los retrasos son especialmente frecuentes; por ejemplo, un análisis independiente encontró que el 80 % de los proyectos mineros sufre demoras en sus cronogramas – reflejo de una tendencia donde los plazos inicialmente acordados rara vez se cumplen al pie de la letra.

Esta falta de fiabilidad en las fechas de entrega impacta directamente la planificación operativa y financiera. En muchos casos, los departamentos de compras y mantenimiento se enfrentan a demoras significativas porque los proveedores no cumplen los tiempos acordados. Esto genera reprocesos en la planificación de mantenciones, potenciales tiempos muertos adicionales de equipos y distorsiones en los pronósticos financieros (por ejemplo, costos inesperados o desviaciones en flujo de caja por prolongar la inactividad de un activo). Una cadena de suministro débil carece de transparencia en pedidos y plazos, haciendo imposible prometer y cumplir fechas exactas de entrega. Las consecuencias incluyen quejas de clientes internos, inventarios desalineados y dificultad para proyectar con exactitud cuándo un componente crítico volverá a operación. En resumen, las fechas de entrega poco fiables erosionan la confianza en la planificación y obligan a las empresas mineras a reaccionar ante retrasos en vez de anticiparlos.

Mejores prácticas para gestionar plazos de entrega inciertos

Aunque el desafío es grande, existen buenas prácticas en la industria para manejar la discrepancia entre fechas prometidas y reales, minimizando el impacto en la cadena de suministro y en las finanzas corporativas:

• Confirmaciones realistas de inicio y término:
  Es crucial exigir al proveedor confirmaciones formales sobre cuándo inicia el trabajo y cuándo estará finalizado. No basta con la fecha genérica en la orden de compra; el proveedor debe comprometerse con un cronograma realista. Una comunicación abierta y transparente es clave: por ejemplo, establecer un protocolo donde el proveedor notifique de inmediato cualquier demora o cambio en el plan. De esta forma, el comprador puede reaccionar a tiempo reprogramando operaciones o buscando alternativas.

• Seguimiento proactivo y alertas automatizadas:
  Implementar herramientas de seguimiento que envíen recordatorios antes del vencimiento del plazo acordado. Si una fecha de entrega se acerca sin confirmación de avance, el sistema debe alertar tanto al proveedor como al equipo de compras. Las mejores prácticas sugieren dar seguimiento diario a las órdenes críticas, gestionando por excepción cualquier desviación. Además, mantener canales de comunicación abiertos (reuniones periódicas, reportes de estado) ayuda a identificar atrasos potenciales con antelación y a presionar para correcciones antes de que el retraso se materialice.

• Registro de cambios en la fecha prometida:
  Cada vez que un proveedor solicite una extensión de plazo o modifique la fecha estimada, debe quedar registrado en el sistema. Llevar un historial de cambios en las fechas prometidas permite analizar patrones y medir la confiabilidad de cada proveedor. KPI como la tasa de entregas tardías (% de pedidos entregados después de la fecha prevista) proporcionan una medida clara del desempeño del proveedor. Estudios señalan que una cantidad sorprendente de órdenes requieren intervención justamente por cambios en fechas; por ello, registrar estos cambios de forma centralizada (idealmente con sellos de tiempo y motivos) sirve para auditorías y negociaciones futuras.

• Integración y visibilidad en tiempo real:
  Utilizar sistemas que integren la información entre el proveedor y la empresa minera – por ejemplo, plataformas colaborativas o módulos de seguimiento vinculados al ERP. Esto brinda visibilidad instantánea del estado de cada componente en reparación o fabricación. Herramientas avanzadas de gestión de inventario permiten el tracking en tiempo real de órdenes y niveles de stock, haciendo posible anticipar retrasos antes de que sean críticos para la operación. La integración con sistemas del proveedor (vía EDI, portales web o APIs) automatiza la actualización de fechas en el ERP, evitando que los datos queden obsoletos. Cuando todos los pedidos se gestionan en una plataforma unificada, las partes interesadas acceden a actualizaciones inmediatas de fechas de entrega y otros datos críticos, reduciendo la incertidumbre. Esta visibilidad compartida mejora la coordinación y ayuda a alinear producción, mantenimiento y finanzas con la realidad de la cadena de suministro.

Aplicar estas mejores prácticas con disciplina conduce a mejores tasas de entrega a tiempo, menos inventario de seguridad necesario y pronósticos financieros más fiables gracias a datos veraces y actualizados. Además, permite identificar proveedores crónicamente incumplidores para gestionar ese riesgo (ya sea ajustando contratos con penalizaciones/recompensas por desempeño, o buscando fuentes alternativas más confiables).

El enfoque de Aisoncore para mejorar plazos y proyecciones

Al final del día, la solución pasa por sistemas y procesos que conecten a la minera con sus proveedores en tiempo real. En Aisoncore implementamos un enfoque integral para gestionar este problema en la industria minera. Aisoncore agiliza la comunicación y brinda visibilidad total del proceso de reparación o suministro de componentes entre la compañía minera y sus proveedores. En la práctica, esto se traduce en varias medidas concretas:

• Notificación de fecha de término real:
  Aisoncore exige que el proveedor informe explícitamente cuándo terminará realmente el trabajo en cada componente. Esta fecha comprometida realista se ingresa en la plataforma, reemplazando al estimado inicial si ha cambiado. De este modo, todas las partes manejan la misma información actualizada sobre el plazo final comprometido. Si, por ejemplo, se descubre un fallo adicional durante la reparación que extiende el tiempo, el proveedor debe actualizar de inmediato la nueva fecha de entrega en el sistema.

• Alertas antes del vencimiento del plazo:
  La plataforma envía recordatorios automatizados al proveedor cuando se acerca la fecha límite acordada y el trabajo aún no ha sido marcado como terminado. Estas alertas proactivas sirven para asegurar que el proveedor tome las acciones necesarias (acelerar el proceso, hacer horas extra, enviar el componente) o, en su defecto, notifique oportunamente un retraso. Asimismo, el equipo de la minera recibe notificaciones internas, lo que les permite adelantarse – por ejemplo, ajustando el cronograma de mantenimiento o preparándose para extender el uso de un repuesto temporal.

• Registro y trazabilidad de cambios:
  Cada cambio en la fecha prometida queda registrado en Aisoncore, construyendo un historial completo de la orden de trabajo. La plataforma administra este historial de manera que se puede revisar quién cambió una fecha y por qué motivo. Esta trazabilidad no solo ayuda en la comunicación diaria, sino que alimenta indicadores de desempeño. Con los datos recopilados, la minera puede calcular la precisión de las promesas de cada proveedor (por ejemplo, cuántas veces pospusieron una entrega) y utilizar esa información en evaluaciones y futuras negociaciones de contratos.

• Integración con sistemas empresariales para proyecciones mejoradas:
  Aisoncore está diseñado con integraciones hacia el ERP u otras herramientas internas. Esto significa que las fechas actualizadas y confirmadas por el proveedor en la plataforma se pueden ver reflejadas inmediatamente en los sistemas de la compañía minera. Al tener datos confiables y en tiempo real sobre el estatus y la fecha estimada de retorno de cada componente, las áreas de planificación y finanzas pueden afinar sus pronósticos. Se mejora la capacidad de proyectar cuándo volverá a estar operativo un activo y de ajustar el presupuesto según la duración real de las reparaciones. En palabras simples, Aisoncore ayuda a que la información fresca reemplace a los datos obsoletos en la toma de decisiones, aumentando la certeza en las proyecciones de producción y costo.

En resumen, la gestión eficaz de proveedores y tiempos de entrega en minería requiere visibilidad, comunicación y control. Las fechas de entrega poco fiables ya no tienen por qué ser la norma: adoptando confirmaciones realistas, seguimiento proactivo, registro de cambios e integración tecnológica, las empresas pueden alinear las fechas prometidas con la realidad. La lección es clara: cuando los plazos se gestionan con rigor y colaboración, la planificación deja de basarse en conjeturas y pasa a basarse en hechos, para el beneficio de todas las partes involucradas.

Bibliografía

1. Sourceday – Supplier Delivery Performance Reports.

2. Businesswire – ERP Data Accuracy Impact on Decision Making.

3. McKinsey & Company – Mining Project Schedules and Delays.

4. Biblioteca Digital UdeA – Gestión de Compras en Minería.

5. Munich Enterprise – Supply Chain Transparency White Paper.

6. LinkedIn Articles – Best Practices in Supplier Collaboration.

7. Envi – Critical Order Tracking and Alert Systems.

8. UiPath Docs – Tracking KPIs for Supplier Performance.